การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ

การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ
การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์

- วงการอุตสาหกรรม

- ธุรกิจธนาคาร

- ตลาดหลักทรัพย์

- โรงแรม

- การศึกษา

- โรงพยาบาล

ระบบงานพื้นฐานที่ใช้ในธุรกิจ

1.ระบบการสั่งซื้อ

2.ระบบการขาย

3. ระบบบัญชี

4. ระบบการเงิน

5. ระบบการผลิต

6. ระบบสินค้าคงคลัง



การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์
ระบบการสั่งซื้อ

ความหมาย “ การสั่งซื้อ ”

1. กระบวนการของกิจกรรมต่างๆ ที่กระทำขึ้นเพื่อรับผิดขอบในการจัดหาวัตถุดิบ วัสดุอุปกรณ์ของใช้ต่างๆ ในกิจการให้มีความพร้อมอยู่เสมอ

2. การกำหนดประมาณความต้องการใช้ของกิจการ การสรรหา การคัดเลือกแหล่งขาย ในราคาที่เหมาะสม เงื่อนไขการชำระเงินที่พอใจ การจัดทำใบสั่งซื้อ การติดตามผลการสั่งซื้อ เพื่อให้ได้มาซึ่งวัสดุอุปกรณ์ในเวลาที่กำหนดไว้

3. ภาระกิจเพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ วัสดุอุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ตามที่การต้องการ จากแหล่งผู้ขายที่ถูกต้อง และจัดส่งไปยังสถานที่อย่างถูกต้อง ในสภาพที่พร้อมที่ผลิต จัดจำหน่าย เพื่อใช้งาน

ภาพที่ 9.1 การสั่งซื้อคือกระบวนการของกิจกรรมต่างๆ ที่กระทำขึ้นเพื่อรับผิดขอบในการจัดหาวัตถุดิบ

ภาพที่ 9.2 การสั่งซื้อเพื่อให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพ เหมาะสมกับผู้ซื้อและผู้ใช้

วัตถุประสงค์ของการสั่งซื้อ

1. เพื่อให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพ เหมาะสมกับผู้ซื้อและผู้ใช้

2. เพื่อให้ได้สินค้าตามจำนวนไม่ขาดตอน และการลงทุนใน สต๊อกต่ำสุด สอดคล้องกับจำนวนสั่งซื่อที่ประหยัด และสภาวะความต้องการของตลาด

3. เพื่อให้ได้สินค้าในราคาต่ำสุด เมื่อเปรียบเทียบกับคุณภาพบริการ และคุณสมบัติของสินค้า

4. เพื่อให้กิจการมีกำไร อยู่ในสภาวะการแข่งขันได้เป็นอย่างดี

5. เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการซื้อสินค้าซ้ำซ้อน สินค้าชำรุด เสียหายและล้าสมัย

6. เพื่อตอบสนองความต้องการของฝ่ายต่างๆ ในองค์การและสอดคล้องกับนโยบายขององค์การ

วิธีบริหารการสั่งซื้อ (Methods of Buying Management)

การตัดสินใจซื้อของร้านค้าปลีกขนาดเล็กที่บุคคลคนเดียวตัดสินใจซื้อ ย่อมไม่มีปัญหาและวิธีการอะไรมากนัก แต่สำหรับวิธีการสั่งซื้อของกิจการค้าปลีกค้าส่งขนาดใหญ่ กิจการอุตสาหกรรม และสำนักงานนั้น มีวิธีการหลายแบบที่ต้องนำมาพิจารณาว่าวิธีใดจะเหมาะสมที่สุด ได้แก่

• ซื้อร่วมกัน (Cooperative Buying)

• ศูนย์กลางการสั่งซื้อ (Centralized Buying)

• คณะกรรมการสั่งซื้อ (committee Buying)


ระบบการขาย

ความหมาย “ การขาย”

หมายความถึงการทำสิ่งต่างๆ ตั้งแต่การวางแผนการทำการควบคุมการขายโดยพนักงานขาย และจะรวมถึงการประกาศรับสมัครคัดเลือกพนักงาน การอบรม การมอบหมายงาน การกำหนดเส้นทาง การตรวจตราควบคุม การจูงใจ การประเมินผล และการให้ผลตอบแทนแก่พนักงานขายด้วย

ภาพที่ 9.3 โครงสร้างขององค์การขายที่ดี จะทำให้กำลังขาย สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ภาพที่ 9.4 การขายตรงเป็นโครงสร้างแบบที่ง่ายที่สุด การตัดสินใจต่างๆ ทำได้รวดเร็วและ แน่นอน

การจัดสายงานแบบต่างๆ ขององค์การขาย

โครงสร้างขององค์การขายที่ดี จะทำให้กำลังขายของบริษัทสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลักษณะขององค์การขายอาจจะแตกต่างกันไปตามความเหมาะสมและปัจจัยต่างๆ เช่น ขนาดของบริษัท ประเภทของลูกค้า ประเภทของสินค้า ช่องทางการจำหน่าย คู่แข่งขัน และอื่นๆ ซึ่งมีอิทธิพลต่อโครงสร้างขององค์การขาย

องค์การขายโดยตรง

การจัดองค์การขายแบบนี้เป็นวิธีที่นิยมใช้กันมาก เพราะใช้กันมานานและง่ายแก่การปฏิบัติมากที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดเล็กซึ่งจำหน่ายผลิตภัณฑ์เพียงไม่กี่ชนิดและมีตลาดไม่กว้างขวางนัก สายการบังคับบัญชามีสายตรงจากผู้จัดการขายผ่านผู้ช่วยต่างๆ ไปตามลำดับจนถึงพนักงานขาย ไม่มีผู้ให้คำแนะนำปรึกษา พนักงานแต่ละคนจะรายงานตรงต่อผู้บังคับบัญชาที่เหนือกว่าเพียงคนเดียว หัวหน้าฝ่ายบริหารจะทำหน้าที่วางแผน กำหนดนโยบายในการดำเนินงานด้านต่างๆ ตลอดจนการควบคุมบังคับบัญชาเอง

ข้อดี เป็นโครงสร้างแบบที่ง่ายที่สุด การตัดสินใจต่างๆ ทำได้รวดเร็วและแน่นอนทั้งสะดวกแก่การควบคุม ปัญหาต่างๆ ไม่ค่อยมี จึงเหมาะสมกับกิจการที่มีพนักงานขายเพียงไม่กี่คนเท่านั้น

ข้อเสีย การที่บุคคลเพียงคนเดียวต้องรับผิดชอบต่องานทุกเรื่อง ซึ่งบางเรื่องอาจไม่มีความชำนาญพอหรือมีเวลาพอที่จะทำงานได้ดีในแต่ละวัน ดังนั้นในบางครั้งผลที่ออกมาจึงไม่ดีเท่าที่ควร ทั้งเมื่อกิจการขยายตัวมีผู้บริหารในระดับรองๆ เพิ่มมากขึ้นก็จะทำให้มีปัญหาในเรื่องการติดต่อประสานงานเกิดขึ้น

องค์การขายโดยตรงและโดยตำแหน่ง

เมื่อธุรกิจขยายตัว ฝ่ายบริหารทางการตลาดก็เริ่มเล็งเห็นถึงความจำเป้นที่ต้องมีผู้ให้คำปรึกษา หรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะในด้านต่างๆ เช่น การโฆษณา การวิจัยตลาด การวิเคราะห์การขาย หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์ เพราะผู้บริหารคนเดียวไม่อาจจะรอบรู้และเชี่ยวชาญในทุกๆด้านได้อย่างดี สำหรับผู้บริหารฝ่ายขายนั้นก็เช่นเดียวกันจะมีผู้เชี่ยวชาญด้านต่างๆ ช่วย เพื่อให้สามารถดำเนินงานการขายให้ได้ผลดีที่สุด การจัดโครงสร้างแบบนี้จึงเหมาะกับบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่ซึ่งผลิตสินค้าหลายชนิด มีสาขาหลายแห่ง มีพนักงานขายจำนวนมากทำการขายไปทั่วประเทศทั้งมีลูกค้าจำนวนมากด้วย

ข้อดี การที่บุคคลที่มีความชำนาญเฉพาะด้านมาแบ่งเบาภาระจากผู้บริหารขั้นสูงไป ทำให้การปฏิบัติงานโดยส่วนรวมมีประสิทธิภาพสูง ผู้บริหารมีเวลาที่จะไปปฏิบัติหน้าที่อื่นที่สำคัญๆ ได้มากขึ้น

ข้อเสีย ค่าใช้จ่ายในด้านการบริหารสูงขึ้นเนื่องจากต้องจ้างผู้ชำนาญมากขึ้น และความจำเป็นในการประสานงานระหว่างกลุ่มผู้เชี่ยวชาญต่างๆ และในเรื่องความสัมพันธ์ระหว่างผู้เชี่ยวชาญกับเจ้าหน้าที่ในสายงานก็ต้องมีการควบคุมเช่นกันโดยเฉพาะในเรื่องความรับผิดชอบและอำนาจหน้าที่


ระบบบัญชี

ระบบบัญชีซื้อ และ ระบบบัญชีเจ้าหนี้

ได้ข้อมูลจากออกใบสั่งซื้อสินค้า ใบบันทึกการรับสินค้า และใบกำกับสินค้าจากพ่อค้าที่ขายสินค้าหรือวัสดุให้กับบริษัท และเครื่องจะทำการลงบัญชีเจ้าหนี้ แสดงจำนวนเงินที่เป็นหนี้ การชำระหนี้ ยอดคงเหลือ นอกจากนี้ยังสามารถใช้พิมพ์เช็คที่จะชำระหนี้

ภาพที่ 9.5 ระบบบัญชีขาย และระบบบัญชีลูกหนี้ ได้ข้อมูลจากรับใบสั่งซื้อจากลูกค้า

ภาพที่ 9.6 ระบบบัญชีแยกประเภท การลงบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ

ระบบบัญชีขาย และระบบบัญชีลูกหนี้

ได้ข้อมูลจากรับใบสั่งซื้อจากลูกค้า มีการส่งสินค้า บันทึกการขาย ออกใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าเมื่อถึงกำหนดชำระหนี้ และออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว

ระบบบัญชี

ระบบบัญชีแยกประเภท

การลงบัญชีแยกประเภทต่าง ๆ ข้อมูลที่ใช้คือใบบันทึกเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้ สินค้าคงคลัง บัญชีเจ้าหนี้ การจ่ายเงินเดือน การวิเคราะห์การขาย และใบแสดงการประเมินราคาปัจจุบันของที่ดิน อาคาร อุปกรณ์ต่าง ๆ ของบริษัท จากข้อมูล
ดังกล่าวเครื่องจะสามารถออกรายงานการเงินต่าง ๆ เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบทดลอง งบรายได้


ระบบการเงิน

การเงิน อาจให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นทั้งศิลป์และศาสตร์ของการบริหารเงิน เห็นได้ชัดว่าบุคคลองค์กรทั้งหลายมีรายได้จากเงินและใช้จ่ายหรือลงทุนด้วยเงิน การเงินจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการ สถาบัน ตลาด และเครื่องมือในการเคลื่อนย้ายเงินระหว่างบุคคล

สาขาของการเงินสามารถสรุปได้จากโอกาสของอาชีพทางการเงิน โดยจะแบ่งออกเป็น 2 ส่วน กว้าง ๆ คือ การบริหารทางการเงิน และการเงินธุรกิจ

การบริการทางการเงิน (Financial Services)

เป็นสาขาทางการเงินที่เกี่ยวกับการออกแบบ ให้คำแนะนำ และนำเสนอผลิตภัณฑ์ทางการเงินแก่บุคคล ธุรกิจ และรัฐบาล โอกาสของอาชีพที่เกี่ยวข้องก็มีหลากหลาย เช่น ธนาคารของสถาบันการเงิน การวางแผนการเงินบุคคล การลงทุน อสังหาริมทรัพย์และการประกันภัย

การเงินธุรกิจ ( Business Finance)

การเงินธุรกิจจะเกี่ยวกับหน้าที่ของผู้จัดการทางการเงินในองค์กรธุรกิจ ผู้จัดการทางการเงิน (Financial managers) จะต้องบริหารงานทางการเงินของธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจของการเงินหรือไม่ใช่ก็ตาม เอกชนหรือรัฐ ขนาดใหญ่หรือเล็ก แสวงหากำไรหรือไม่แสวงหากำไร หน้าที่ของผู้จัดการทางการเงินจะมีหลายประการ เช่น การจัดทำงบประมาณ การพยากรณ์ทางการเงิน การจัดการเงินสด การบริหารสินเชื่อ การวิเคราะห์การลงทุน และการจัดหาเงินทุน เป็นต้น

หน้าที่การเงินของกิจการ

ตั้งแต่ขนาดกลางจนถึงขนาดใหญ่ ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน (Treasurer) จะดูแลกิจกรรมทางการเงิน เช่น การวางแผนทางการเงิน การเพิ่มเงินทุน การตัดสินใจจ่ายลงทุน การบริหารเงินสด การจัดการด้านสินเชื่อ การจัดการกองทุนบำเหน็จบำนาญและการจัดการอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ

โครงสร้างของการเงินในองค์กร

ในกิจการขนาดเล็ก หน้าที่ทางการเงินมักทำโดยแผนกบัญชี เมื่อกิจการมีขนาดใหญ่ขึ้น หน้าที่ทางการเงินจะแยกออกมาเป็นอีกแผนกหนึ่ง และขึ้นโดยตรงกับประธานกรรมการบริหารหรือ CEO ผ่านรองประธานกรรมการฝ่ายการเงิน ซึ่งมักเรียกว่า Chief financial officer หรือ CFO

กิจกรรมที่สำคัญของผู้จัดการทางการเงิน

(1) วิเคราะห์และวางแผนทางการเงิน

(2) ตัดสินใจลงทุน

(3) ตัดสินใจจัดหาแหล่งเงินทุน

ความสัมพันธ์กับการบัญชี

ผู้จัดการทางการเงินจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีแต่จะต่างจากนักบัญชีตรงที่นักบัญชียึดเกณฑ์คงค้างในการรวบรวมและนำเสนอข้อมูล โดยที่การเงินจะยึดกระแสเงินสดและจะใช้เป็นหลักในการตัดสินใจ

แหล่งเงินทุน

แหล่งเงินทุนจากภายนอกกิจการ ซึ่งสามารถหาได้ 3 ทาง คือ

(1) ผ่านสถาบันการเงิน ซึ่งจะรับฝากเงินและโอนเงินให้แก่ผู้ที่ต้องการเงินทุน ได้แก ธนาคาร กองทุนรวม

(2) ผ่านตลาดการเงิน ซึ่งจัดให้ผู้ที่ต้องการซื้อ ผู้ที่ต้องการขายเงินทุนประเภทต่าง ๆ ได้ทำการค้ากัน ได้แก่ พันธบัตร

(3) ขายหลักทรัพย์โดยตรง


ระบบการผลิต

ความหมาย “ การผลิต”

หมายถึงการนำปัจจัยการผลิตชนิดต่าง ๆ ตั้งแต่สองชนิดขึ้นไป มาทำให้เกิดสินค้าและบริการต่าง ๆ เพื่อสนองความต้องการของมนุษย์ สร้างอรรถประโยชน์ให้กับผู้บริโภค เพิ่มมูลค่าของสิ่งของให้มีมูลค่าเพิ่มขึ้น

ภาพที่ 9.7 การผลิต หมายถึงการนำปัจจัยการผลิตชนิดต่าง ๆ ตั้งแต่สองชนิดขึ้นไป มาทำให้เกิดสินค้าและบริการ

ภาพที่ 9.8 ระบบสินค้าคงคลังเป็นส่วนประกอบ อย่างหนึ่งสำหรับการผลิต

ปัจจัยการผลิต

ปัจจัยต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการผลิตประกอบด้วย 4 อย่าง คือ

1. ที่ดิน

2. ทุน
ทุนในฐานะที่เป็นปัจจัยการผลิต จะรวมถึงเครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ วัตถุดิบ ในกระบวนการผลิต สินค้าคงคลัง อาคาร สิ่งปลูกสร้างสิ่งที่ใช้คงทน

3 . แรงงาน

4.ผู้ประกอบการ

วัตถุประสงค์ของการผลิต

คือมีผลผลิตที่มีคุณภาพดี มีประสิทธิภาพสูง มีการใช้จ่าย หรือต้นทุนต่ำ มีจำนวนสินค้าและบริการในปริมาณที่เพียงพอ พอเหมาะกับความต้องการของผู้บริโภค

การจัดการด้านการผลิต

• องค์ประกอบที่สำคัญในการจัดการด้านการผลิตมีดังนี้ คือ

• ทำเลที่ตั้งการผลิต

• การจัดการเกี่ยวกับวัสดุต่าง ๆ

• การดำเนินการผลิต

• การควบคุมการผลิต

ระบบสินค้าคงคลัง

ระบบสินค้าคงคลังเป็นส่วนประกอบอย่างหนึ่งสำหรับการผลิต เพราะเป็นส่วนประกอบที่ทำหน้าที่ในการประเมินปริมาณสินค้าที่จำเป็นต่อการผลิต การจัดสรรการใช้สินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยในการวางแผนการผลิต การเก็บรักษาและการควบคุมระบบสินค้าคงคลังที่ดี จะช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถกำหนดเวลาการสั่งซื้อสินค้าอย่างแม่นยำ สามารถกำหนดปริมาณการสั่งซื้อด้วยจำนวนที่พอดีกับความต้องการและสามารถกำหนดเวลาที่สินค้านั้นจะถูกนำไปใช้ในการผลิต ซึ่งมีผลทำให้การผลิตดำเนินไปได้อย่างสม่ำเสมอ เป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ และประหยัด

ประเภทสินค้าในระบบสินค้าคงคลัง

1. วัตถุดิบทุกชนิดที่หลังจากผ่านขบวนการผลิต

2. ส่วนประกอบระหว่างการผลิต

3. สินค้าสำเร็จรูป

4. สินค้าสำหรับอุปกรณ์การผลิต

5. สินค้าสำหรับใช้ในการหีบห่อและการเคลื่อนย้าย

แหล่งที่มา  http://cw.rmuti.ac.th/lo/index.php?option=com_content&task=view&id=86&catid=39